Als je een evenement organiseert, denk je al snel aan muziek, versiering en gastenlijst. Maar eten is een factor die het gevoel bij een evenement kan bepalen. Een frietwagen of eetkraam op locatie kan precies de extra sfeer brengen die je zoekt. Daarom bespreken we hier diverse aandachtspunten waar je rekening mee moet houden bij het huren van een eetkraam op locatie.
Waarom kiezen voor een eetkraam op locatie
Een eetkraam op locatie biedt flexibiliteit. Je hoeft niet te slepen met ovens of keukenapparatuur, want de kraam wordt meestal geleverd inclusief apparatuur, elektriciteit en personeel. Je gasten kunnen ter plekke hun eten kiezen, wat de beleving versterkt. Bovendien past een eetkraam bij allerlei soorten evenementen, van kleine buurtfeesten tot festivals.
Met een frietwagen op locatie heb je een bekend en geliefd element dat vaak aanspreekt. Friet en snacks zijn populair en vertrouwd. Door dit klassiekere aanbod te combineren met andere keuzes (bijv. vegetarisch, halal, warme snacks) kun je iedereen bedienen zonder te veel te waagstukken.
Kosten en pakketten
De prijs voor het inhuren van een eetkraam of frietwagen hangt af van meerdere factoren. Hoe meer gasten, hoe lager de prijs per persoon vaak wordt. Maar ook de afstand tot de locatie, de complexiteit van het menu en de duur van de inzet spelen mee.
Sommige aanbieders hanteren een minimumtarief voor kleine groepen. Zo vragen verhuurders een starttarief van ongeveer € 750 exclusief btw voor een frituurkar per dag. Bij grote aantallen pendelt de prijs per gast tussen de €5 en €10 voor menupakketten met friet en snacks.
Een alternatief is om te kiezen voor arrangementen met vaste trajectkosten. De Smulbus vraagt bijvoorbeeld een startprijs van € 695 inclusief vervoer, personeel en eten. En Saes Foodexpress biedt pakketten waarbij je voor volwassenen voor zo’n € 7,50 per persoon een basismenu krijgt.
Belangrijk is dat je steeds vraagt wat precies inbegrepen is. Denk aan personeel, voorrijkosten, elektriciteit en de vergunningen, want die kunnen snel oplopen als je ze niet vooraf in kaart brengt.
Praktische aandachtspunten
Allereerst is vergunningencheck belangrijk. Afhankelijk van de locatie moet je mogelijk een vergunning aanvragen bij de gemeente voor verkoop van eten op straat of een tijdelijke horecavergunning. Controleer of de eetkraam voldoet aan de HACCP-normen en dat de apparatuur adequaat gekeurd of verzekerd is.
Verder moet je de logistiek regelen. Hoe ver moet de kraam rijden? Zijn er obstakels (trap, steile helling)? Is er voldoende stroom (230V of krachtstroom)? Vaak vraagt de aanbieder om een verharde ondergrond om stabiel te kunnen werken.
Communicatie is ook van belang. Geef duidelijk aan wat de piekmomenten kunnen zijn (pauzes tijdens je event, bijvoorbeeld) zodat de aanbieder voldoende personeel inplant. Bespreek of je wilt dat gasten zelf bestellen of dat je kiest voor onbeperkt buffetvorm. Denk ook aan afvalbeheer. Waar komen bakjes, restjes en verpakkingen terecht?
Ten slotte, plan ruim van tevoren. De bekendere aanbieders zitten vaak vol in de drukke maanden (zomer, weekends). Door vroeg contact op te nemen, kun je betere voorwaarden bedingen en voorkom je teleurstellingen.
Eetkraam op locatie regelen
Een eetkraam op locatie of frietwagen op locatie kan een geheel eigen sfeer brengen én praktisch gemak bieden, mits je vooraf goed let op kosten, vergunningen en logistiek. Met de juiste voorbereiding past het naadloos in je evenement en hoef je je minder te zorgen te maken op de grote dag.